Guida Completa alla Gestione delle Fatture Elettroniche
Procedure operative, errori comuni e soluzioni pratiche per la fatturazione elettronica
Cos’è la Fattura Elettronica e Come Funziona
La fattura elettronica è un documento digitale in formato XML che sostituisce completamente la fattura cartacea, garantendo autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.
Formato XML Strutturato
File in formato XML con struttura definita dall’Agenzia delle Entrate, contenente tutti i dati fiscali obbligatori
Firma Digitale
Documento firmato digitalmente per garantire autenticità e non ripudiabilità della fattura
Sistema di Interscambio (SdI)
Transito obbligatorio attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate
Come Funziona il Processo
Creazione
Generazione del file XML con i dati della fattura
Firma
Applicazione della firma digitale qualificata
Invio
Trasmissione al Sistema di Interscambio
Controllo
Verifica formale da parte del SdI
Consegna
Recapito al destinatario tramite codice univoco
Obblighi Normativi e Soggetti Interessati
Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti in Italia.
Soggetti Obbligati
- Imprese di qualsiasi dimensione e settore
- Professionisti con partita IVA
- Artigiani e commercianti
- Associazioni che svolgono attività commerciale
- Enti non commerciali per attività commerciali
Soggetti Esclusi
- Regime forfettario (fino a 85.000€)
- Regime dei minimi
- Operatori sanitari per invio dati al Sistema TS
- Piccoli produttori agricoli
- Società sportive dilettantistiche con ricavi <65.000€
Scadenze Importanti
12 giorni
Tempo massimo per emettere fattura differita
24 ore
Fattura immediata per prestazioni
15 giorni
Conservazione dopo ricezione ricevuta
Guida alla Generazione di una Fattura Elettronica
Passo 1 Raccolta Dati Obbligatori
Dati del Cedente/Prestatore
- Denominazione/Nome e Cognome
- Partita IVA
- Codice Fiscale
- Indirizzo completo
- Regime fiscale
Dati del Cessionario/Committente
- Denominazione/Nome e Cognome
- Partita IVA o Codice Fiscale
- Indirizzo
- Codice destinatario o PEC
Passo 2 Compilazione Dati Fattura
Dati Generali Documento
- Tipo documento (TD01, TD04, etc.)
- Numero progressivo fattura
- Data emissione
- Importo totale documento
Dettaglio Linee
- Descrizione beni/servizi
- Quantità e unità di misura
- Prezzo unitario
- Aliquota IVA
- Natura operazione (se esente)
Passo 3 Generazione File XML
Il software di fatturazione genera automaticamente il file XML secondo lo schema definito dall’Agenzia delle Entrate. Verificare sempre:
- Correttezza formale del file XML
- Presenza di tutti i campi obbligatori
- Formato dei codici (es. IT + P.IVA per soggetti italiani)
- Calcoli IVA e totali corretti
Invio, Ricezione e Conservazione Sostitutiva
Processo di Invio
- Preparazione file: Generazione XML e firma digitale
- Invio al SdI: Tramite canale accreditato (PEC, FTP, Web Service)
- Ricevuta di consegna: Entro 5 giorni dal SdI
- Notifica esito: Accettazione o scarto con motivazione
Modalità di Ricezione
- Codice Destinatario: Codice alfanumerico di 7 caratteri
- PEC: Indirizzo di posta elettronica certificata
- Cassetto fiscale: Area riservata Agenzia Entrate
- Software gestionale: Integrazione diretta con SdI
Conservazione Sostitutiva
Obbligo di conservazione digitale per 10 anni secondo le regole:
- Apposizione marca temporale
- Firma digitale del responsabile conservazione
- Sistema di conservazione a norma
- Entro 15 giorni dalla ricezione ricevuta SdI
Piattaforme per Invio e Ricezione
Soluzioni Gratuite
Fatture e Corrispettivi (AdE)
Portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate per piccole imprese e professionisti
- Compilazione guidata online
- Invio diretto al SdI
- Conservazione automatica
- Accesso con SPID/CIE
Software Gestionali
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Fatturazione elettronica integrata con PEC e firma digitale
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Su preventivoGestione Fatture Elettroniche con l’Estero
Le operazioni con soggetti esteri NON sono soggette all’obbligo di fatturazione elettronica tramite SdI, ma richiedono comunque la trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate.
Fatture Emesse verso l’Estero
- Formato: Cartaceo o PDF (non obbligo XML)
- Esterometro: Comunicazione trimestrale abolita dal 2022
- Dal 2024: Invio facoltativo al SdI con codice “XXXXXXX”
- Vantaggi invio SdI: Pre-compilazione registri IVA
Fatture Ricevute dall’Estero
- Autofattura: Per acquisti intracomunitari
- Integrazione: Per servizi ricevuti da UE
- Invio SdI: Entro il 15 del mese successivo
- Tipo documento: TD17, TD18, TD19 secondo i casi
Errori Comuni di Compilazione e Soluzioni
Errore: Codice Destinatario Non Valido
Codice errore: 00311
Causa: Codice destinatario errato o non esistente
Soluzione: Verificare il codice a 7 caratteri, utilizzare “0000000” e inviare a PEC
Errore: Partita IVA Non Valida
Codice errore: 00301
Causa: P.IVA cessata o errata
Soluzione: Verificare su portale VIES, controllare prefisso IT
Errore: File XML Non Conforme
Codice errore: 00200
Causa: Struttura XML non rispetta lo schema XSD
Soluzione: Validare XML con tool ufficiale AdE
Errore: Firma Digitale Non Valida
Codice errore: 00102
Causa: Certificato scaduto o non riconosciuto
Soluzione: Rinnovare certificato, usare firma qualificata
Errore: Calcoli Non Corretti
Codice errore: 00420
Causa: Totali IVA o imponibili errati
Soluzione: Verificare arrotondamenti, ricalcolare manualmente
Errore: Data Fattura Non Valida
Codice errore: 00418
Causa: Data futura o formato errato
Soluzione: Usare formato AAAA-MM-GG, data non futura
Come Comportarsi in Caso di Rifiuto
Quando si Può Rifiutare una Fattura
- Errori sostanziali nei dati (importi, quantità, descrizioni)
- Fattura non dovuta o già pagata
- Mancata esecuzione della prestazione
- Destinatario errato
Procedura di Rifiuto
Ricezione Fattura
Il destinatario riceve la fattura tramite SdI
Comunicazione al Fornitore
Contattare immediatamente il fornitore per segnalare l’errore
Emissione Nota Credito
Il fornitore deve emettere nota di credito per stornare la fattura errata
Nuova Fattura Corretta
Emissione di una nuova fattura con i dati corretti
Importante: Non esiste un “rifiuto tecnico” nel sistema SdI. Una volta che la fattura è stata consegnata, può essere corretta solo tramite nota di credito.
Gestione delle Note di Credito Elettroniche
Le note di credito elettroniche seguono le stesse regole delle fatture elettroniche e devono transitare attraverso il Sistema di Interscambio.
Quando Emettere una Nota di Credito
- Errori in fatture già inviate al SdI
- Resi totali o parziali di merce
- Sconti o abbuoni successivi alla fatturazione
- Annullamento di operazioni fatturate
- Rettifica di importi errati
Dati Obbligatori della Nota di Credito
- Tipo Documento: TD04
- Riferimento fattura originale: Numero e data
- Motivazione: Descrizione del motivo dello storno
- Importi: Con segno negativo o positivo secondo software
- IVA: Stessa aliquota della fattura originale
Esempio Pratico
Situazione: Fattura n. 100/2024 del 15/03/2024 di €1.220 (€1.000 + IVA 22%)
Errore: Importo errato, doveva essere €610
Soluzione:
- Emettere Nota Credito TD04 per €1.220 riferita a fattura 100/2024
- Emettere nuova fattura TD01 per €610
Vantaggi Reali della Fatturazione Elettronica
Risparmio Economico
Eliminazione costi di stampa, spedizione e archiviazione cartacea. Risparmio stimato di €6-8 per fattura.
Efficienza Operativa
Riduzione tempi di elaborazione del 70%, automazione registrazioni contabili, eliminazione errori manuali.
Tracciabilità Completa
Monitoraggio in tempo reale dello stato fatture, certezza di consegna, storico sempre disponibile.
Sicurezza e Compliance
Impossibilità di smarrimento, garanzia di autenticità, conformità normativa automatica.
Controllo di Gestione
Analisi real-time del fatturato, previsioni cash flow accurate, riduzione DSO (Days Sales Outstanding).
Sostenibilità Ambientale
Eliminazione carta, riduzione emissioni CO2 per trasporti, contributo alla digitalizzazione del paese.
Hai bisogno di assistenza con la fatturazione elettronica?
I nostri esperti possono aiutarti a implementare un sistema di fatturazione elettronica efficiente e conforme
Domande Frequenti
Posso ancora emettere fatture cartacee?
No, dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture tra soggetti con partita IVA residenti in Italia devono essere elettroniche. Le fatture cartacee sono ammesse solo verso consumatori finali senza partita IVA o per i soggetti in regime forfettario.
Cosa succede se non invio la fattura elettronica?
La mancata emissione di fattura elettronica comporta sanzioni dal 90% al 180% dell’IVA relativa all’operazione, con un minimo di €500. Inoltre, la fattura non elettronica si considera non emessa.
Come faccio se il cliente non ha codice destinatario?
Se il cliente non fornisce il codice destinatario, utilizzare il codice “0000000” e inviare la fattura alla PEC del cliente. In assenza di PEC, il cliente potrà recuperare la fattura dal cassetto fiscale.
Quanto tempo ho per conservare le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni. La conservazione deve avvenire entro 15 giorni dalla ricezione della ricevuta di consegna del SdI.
